Saturday, February 23, 2019

5 Langkah untuk Membangun Komunikasi dan Pemahaman yang Lebih Kuat

Link Download Anda Sedang Disiapkan...

5 Langkah untuk Membangun Komunikasi dan Pemahaman yang Lebih Kuat - Tahukah Anda bahwa Anda harus selalu membuat peta proses untuk setiap prosedur atau sistem prosedur yang Anda kembangkan? Dan tahukah Anda bahwa, seperti daftar isi, ini akan menciptakan komunikasi yang lebih kuat dan pemahaman yang lebih baik di organisasi Anda?



Bagaimana kamu melakukan ini?

Identifikasi Proses Inti


Terakhir kali, kami mengikuti jejak uang dan mengidentifikasi proses inti bisnis Anda. Kami membahas di mana sebaiknya memulai perubahan dalam salah satu proses inti itu. Dan kami memperkenalkan teknik menghasilkan peta proses. Jadi minggu ini, mari kita melihat lebih jauh bagaimana membuat peta proses - dan melihat bagaimana hal itu menciptakan pengetahuan yang bermanfaat bagi Anda dan organisasi Anda.

Gunakan Peta Proses sebagai Alat Komunikasi

Peta proses adalah diagram alir proses utama dalam suatu organisasi. Ini sangat spesifik menunjukkan kepada Anda siapa dan apa yang terlibat dalam suatu proses, serta persyaratan agar proses tersebut menjadi efektif. Tujuan utamanya adalah menggunakan peta sebagai alat komunikasi. Ini untuk menunjukkan urutan interaksi unsur-unsur yang terlibat dalam proses. Maka peta proses diambil dan digunakan oleh organisasi untuk mencapai beberapa manfaat:

- Tingkatkan pemahaman proses

- Memperjelas batas-batas proses, kepemilikan dan langkah-langkah efektivitas

- Identifikasi urutan proses

- Mengisolasi proses inti, hambatan, dan peluang untuk perbaikan

 - Mengklarifikasi interaksi proses Pelanggan, Pemasok, Manajemen dan Operasi

- Sediakan alat untuk pelatihan dan diskusi

Dengan kata lain, peta proses merinci apa yang terjadi pertama, kedua dan ketiga dalam suatu proses. Ini menunjukkan apa yang terjadi di setiap langkah di sepanjang jalan. Dan ini diambil dalam bentuk grafis untuk komunikasi dan pemahaman yang lebih mudah.

Jenis peta ini menunjukkan "gambaran besar" dari 10-20 proses inti dalam suatu organisasi. Peta ini juga menunjukkan elemen-elemen penting dalam setiap bagian dan pentingnya dalam seluruh sistem. Dan bagian-bagian ini, atau pita, adalah yang menghubungkan proses satu sama lain dan dengan pemasok dan pelanggan luar.

Tautan Pemasok dan Pelanggan


Meskipun ada beberapa cara untuk menggambar peta proses, diagram dasar biasanya dibangun dalam empat pita. Dan keempat band ini menghubungkan Pelanggan, Proses Utama, Proses Sekunder, dan Pemasok.

Anda meningkatkan efektivitas dengan menunjukkan secara spesifik suatu proses. Dan kadang-kadang kita telah belajar dengan cara yang sulit bahwa fase pengembangan suatu proyek atau proses jauh lebih mahal daripada fase perencanaan. Maka dengan memikirkan dan menyempurnakan proses Anda sebelumnya, Anda mengurangi pemborosan dalam waktu pengembangan. Dengan peta proses terperinci, Anda mengidentifikasi dan mengurangi limbah semacam itu di mana pun itu terjadi dalam proses.

Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu diingat saat memetakan:

- Identifikasi proses inti untuk mendukung misi dan tujuan

- Menentukan cara menciptakan nilai bagi pelanggan selama proses berlangsung

- Peta kepemilikan dan metrik kinerja beserta prosesnya

- Libatkan orang-orang Anda dalam pemetaan proses untuk menentukan masalah dan solusi

Sekarang, mari kita uraikan peta proses lebih jauh.

Tentukan Langkah-Langkah Proses


Kami baru saja mendefinisikan peta proses gambaran besar sebagai urutan interaksi berbagai proses. Berbagai proses ini terdiri dari beberapa langkah. Seperti yang telah kita bahas, manfaatnya adalah komunikasi dan pemahaman yang lebih baik dan pengurangan limbah. Dan ini menawarkan pandangan "gambaran besar" yang hebat tentang proses organisasi Anda. Tapi...

Ketika Anda pergi untuk menulis prosedur organisasi Anda, Anda perlu lebih detail. Anda akan memerlukan metode untuk menentukan urutan interaksi setiap langkah. Dan Anda melakukan ini dengan peta prosedur. Berikut adalah contoh peta prosedur khas:

Dengan peta prosedur yang disempurnakan ini, Anda dapat melihat langkah-langkah yang masuk ke dalam proses kompetensi organisasi, termasuk pemasok dan pelanggan untuk masing-masing langkah tersebut. Ini juga disebut metode SIPOC. Metode ini mengidentifikasi Pemasok dari data spesifik yang digunakan sebagai Input untuk Proses untuk menciptakan Output untuk Pelanggan. Peta ini juga memberi Anda kriteria efektifitas dan kinerja untuk pemilik proses ini. Dengan kriteria pengukuran seperti itu, Anda menetapkan tanda untuk peningkatan proses yang berkelanjutan.

Dan dengan membuat peta prosedur, Anda akan lebih meningkatkan komunikasi dan pemahaman di dalam organisasi Anda. Peta prosedur menjadi alat yang kuat dalam pelatihan, baik untuk membiasakan karyawan baru dengan pekerjaan mereka atau untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja dengan karyawan saat ini.

Berkomunikasi, Memahami dan Menerapkan Pengetahuan


Baik peta proses dan prosedur sangat penting dalam suatu organisasi. Dan sebagai aturan praktis, jangan pernah mengembangkan prosedur atau sistem prosedur tanpa terlebih dahulu membuat peta proses dan prosedur. Bertindak seperti daftar isi, peta proses membantu mengatur bab-bab dari buku yang rumit sehingga pengetahuan ini dapat dengan mudah dikomunikasikan, dipahami, dan diterapkan.


EmoticonEmoticon